Політика конфіденційності та захисту персональних даних

Ця Політика пояснює, які персональні дані обробляє INBULK, для яких цілей і на яких правових підставах, кому дані можуть передаватися, як довго вони зберігаються та як суб’єкт даних може реалізувати свої права. Ознайомлення з Політикою не є загальною згодою на всі види обробки: згода запитується окремо лише тоді, коли вона є необхідною правовою підставою.

1. Загальні положення та сфера дії

1.1. Ця Політика конфіденційності та захисту персональних даних (далі — «Політика») застосовується до обробки персональних даних під час відвідування вебсайту inbulk.com, використання вебзастосунку app.inbulk.com, створення та ведення Облікового запису, проходження ідентифікації та верифікації, використання торговельних, сервісних, логістичних, документальних, комунікаційних, аналітичних та інших фактично доступних функцій Платформи INBULK.COM.

1.2. Політика застосовується до відвідувачів вебсайту, Підписантів, директорів, бенефіціарних власників, працівників і представників Користувачів-компаній, водіїв, контактних осіб контрагентів і Виконавців, кандидатів на співпрацю, отримувачів повідомлень та інших фізичних осіб, персональні дані яких законно обробляються через Платформу.

1.3. Платформа призначена для B2B-взаємодії. Вона не призначена для використання дітьми або фізичними особами для приватних споживчих цілей.

1.4. Обробка здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», Регламенту (ЄС) 2016/679 (GDPR) у випадках, коли він підлягає застосуванню, UK GDPR у відповідній частині та інших застосовних вимог законодавства про захист даних.

2. Володілець / контролер персональних даних

2.1. Оператором Платформи, який здійснює експлуатацію та адміністрування Платформи INBULK.COM на підставі відповідної ліцензії та в межах прав, наданих правовласником Платформи, а також володільцем персональних даних відповідно до законодавства України та контролером персональних даних відповідно до GDPR у межах процесів обробки, цілі та основні засоби яких він визначає, є:

Товариство з обмеженою відповідальністю «ІНБАЛК.КОМ»

Код ЄДРПОУ: 46091188

Адреса: 02072, Україна, м. Київ, вул. Гришка Михайла, буд. 4

Електронна пошта: [email protected]

Телефон: +380 75 705 35 35

Вебсайт: https://inbulk.com 

2.2. INBULK виступає контролером, зокрема, для реєстрації та адміністрування Облікових записів, перевірки осіб і компаній, управління доступом, забезпечення безпеки, ведення системних журналів, виконання власних юридичних обов’язків, підтримки користувачів, роботи вебсайту, аналітики та комунікацій.

2.3. Якщо Користувач-компанія завантажує або передає через Платформу персональні дані своїх працівників, представників, водіїв, клієнтів, постачальників чи інших осіб і самостійно визначає цілі такої обробки, Користувач-компанія є окремим володільцем/контролером цих даних. INBULK обробляє такі дані для надання функціоналу Платформи та може одночасно діяти як самостійний контролер у частині безпеки, комплаєнсу, доказування операцій, виконання вимог закону та захисту прав.

3. Терміни, що використовуються у Політиці

• «Платформа» — програмно-технічний комплекс INBULK.COM, що включає вебсайт, вебзастосунок, Облікові записи, програмні модулі, бази даних, інтеграції, API та інші фактично доступні цифрові сервіси.
• «Користувач-компанія» — юридична особа, фізична особа-підприємець або інший суб’єкт господарювання, від імені якого на Платформі діють фізичні особи.
• «Авторизований користувач» — ідентифікована фізична особа, зокрема директор, Підписант, менеджер, трейдер, логіст, бухгалтер, диспетчер, водій або інший працівник чи представник, доданий до Облікового запису.
• «Обліковий запис» — цифрове середовище Користувача-компанії, у якому зберігаються профіль, працівники, ролі, права доступу, документи, операції, повідомлення, налаштування та системні записи.
• «Суб’єкт даних» — фізична особа, якої стосуються персональні дані.
• «Персональні дані» — будь-яка інформація про ідентифіковану фізичну особу або фізичну особу, яку можна ідентифікувати прямо чи опосередковано.
• «Обробка» — будь-яка операція з персональними даними, включаючи збирання, запис, систематизацію, використання, зіставлення, передання, зберігання, обмеження, видалення або знищення.
• «KYC/KYB-перевірка» — перевірка фізичної особи, представника, компанії, бенефіціарних власників, документів, повноважень, санкційних та інших ризиків.
• «Сторонній постачальник» — незалежна особа, яка надає INBULK технології, дані або послуги, зокрема хостинг, зв’язок, верифікацію, електронний підпис, реєстрові, платіжні, страхові, логістичні або аналітичні сервіси.
• «GPS-дані» — дані про місцезнаходження та рух транспортного засобу або пристрою водія, що можуть передаватися під час активного Рейсу. Інші терміни, написані з великої літери та не визначені в цій Політиці, використовуються у значеннях, установлених Договором приєднання та Правилами користування Платформою, якщо це необхідно для розуміння контексту обробки даних.

4. Категорії суб’єктів персональних даних

• Відвідувачі вебсайту та особи, які заповнюють форми «Book a demo», «Join network» або інші форми зв’язку;
• Підписанти, директори, засновники, бенефіціарні власники та інші особи, дані яких використовуються для реєстрації, верифікації й укладення документів;
• Авторизовані користувачі, яких компанія додає до Облікового запису;
• Працівники, представники, контактні особи, водії, диспетчери, перевізники та інші учасники торговельних, сервісних і логістичних операцій;
• Контактні особи контрагентів, Виконавців послуг, партнерів та Сторонніх постачальників;
• Особи, які звертаються по підтримку, надсилають претензії, запити щодо даних або інші звернення.

5. Які персональні дані ми обробляємо

5.1. Реєстраційні та контактні дані. Ім’я, прізвище, по батькові за наявності, посада, компанія, робоча електронна адреса, номер телефону, країна, мова, адреса для листування, контактні налаштування.

• Дані про роль і повноваження. Посада, технічна роль, права доступу, юридичні повноваження, ліміти, погодження, підстави представництва, довіреності, рішення органів управління, історія надання та відкликання доступу.
• KYC/KYB та комплаєнс-дані. Паспортні та інші ідентифікаційні дані, дата народження, громадянство, адреса, дані Підписанта, директорів і бенефіціарів, установчі та реєстраційні документи, податкові номери, результати перевірок реєстрів, санкцій, PEP, репутаційних і шахрайських ризиків.
• Дані ідентифікації та електронного підпису. Ідентифікатори сертифіката, відомості про підписувача, дату й час підписання, результат перевірки підпису, електронні позначки часу та системні ідентифікатори. Закриті ключі електронного підпису INBULK не запитує і не зберігає.
• Дані Облікового запису та безпеки. Логін, хеш пароля, одноразові коди, дані багатофакторної автентифікації, IP-адреса, пристрій, браузер, сесії, історія входів, журнали дій, спроби доступу, налаштування безпеки.
• Дані торговельних і сервісних операцій. Ордери, Ставки, Business, пропозиції, переговори, Замовлення, операційні статуси, дані про контрагентів, товар, маршрути, місця й строки, ціни, документи, інструкції та особи, які виконали відповідні дії.
• Комунікації та контент. Повідомлення в чатах, коментарі, електронні листи, записи звернень, вкладені файли, аудіозаписи дзвінків — якщо запис увімкнений і особу належно повідомлено, а також метадані комунікацій.
• Логістичні та водійські дані. Ім’я і контакти водія, дані посвідчення водія або інших документів у необхідному обсязі, відомості про транспортний засіб і причіп, маршрут, адреси, час прибуття, операційні статуси, фото та документи Рейсу.
• GPS- та телематичні дані. Поточне місцезнаходження, координати, маршрут, швидкість або напрямок руху, час передачі сигналу, джерело даних та розрахований час прибуття — якщо відповідний функціонал активний.
• ТТН, е-ТТН та інші документи. Реквізити вантажовідправника, вантажоодержувача, перевізника, водія, транспорту, вантажу, ваги, маршруту, підписів, фото або скани паперових документів, електронні редакції та історія змін.
• Фінансові та платіжні дані. IBAN, найменування банку, Платник і одержувач, рахунки, суми, валюта, призначення платежу, статуси та підтвердження банку або платіжного постачальника. Повні реквізити платіжних карток, якщо вони використовуються, обробляє відповідний платіжний провайдер, а не INBULK, якщо інше прямо не повідомлено.
• Технічні дані вебсайту. IP-адреса, файли cookie, ідентифікатори пристрою та браузера, реферер, сторінки й події, приблизне місцезнаходження за IP, мова, операційна система, дата й час відвідування.
• Маркетингові дані. Згода або відмова від маркетингу, канали комунікації, взаємодія з листами й кампаніями, професійні інтереси та обрана мова.

5.2. INBULK не просить надавати спеціальні категорії персональних даних, якщо це не є необхідним для конкретної законної мети. Не слід завантажувати дані про здоров’я, релігійні чи політичні переконання, статеве життя, генетичні дані або іншу надмірну інформацію до звичайних профілів, чатів і документів.

5.3. Якщо функція ідентифікації передбачає фотографію, відео, selfie або автоматичне порівняння обличчя з документом, окремий інтерфейс до початку такої перевірки повідомляє про відповідного постачальника, склад даних, мету та правову підставу. Біометричні шаблони обробляються лише за наявності належної правової підстави та не використовуються для інших несумісних цілей.

6. Джерела отримання даних

• безпосередньо від суб’єкта даних під час реєстрації, підписання, звернення, заповнення форми або користування Платформою;
• від Користувача-компанії, яка запрошує працівника, представника або водія, призначає роль і передає необхідні дані для операції;
• від контрагентів, Виконавців, перевізників, експедиторів, терміналів, банків, страховиків та інших учасників відповідної операції;
• з офіційних державних, корпоративних, санкційних, судових, ліцензійних та інших законно доступних реєстрів і джерел;
• від провайдерів ідентифікації, електронного підпису, KYC/KYB, санкційного скринінгу, платежів, GPS/телематики, email/SMS та інших інтегрованих сервісів;
• автоматично з пристрою, браузера, серверних журналів, cookie та інших технологій під час користування Платформою.

7. Цілі та правові підстави обробки

7.1. INBULK не покладається на одну загальну згоду для всіх процесів. Залежно від конкретної операції застосовуються виконання договору або дії до його укладення, юридичний обов’язок, законний інтерес, згода або інша підстава, передбачена законом.

• Реєстрація, Обліковий запис, автентифікація та доступ. Правова підстава: Виконання Договору або дії до його укладення; законний інтерес у наданні B2B-сервісу та керуванні доступом.
• Додавання працівників, представників і керування ролями. Правова підстава: Виконання Договору з Користувачем-компанією; законний інтерес компанії та INBULK в організації корпоративного доступу. Для працівника, який не є стороною Договору, підстава «виконання договору із суб’єктом даних» не застосовується автоматично.
• KYC/KYB, перевірка повноважень, санкцій, PEP, шахрайства та ризиків. Правова підстава: Юридичний обов’язок — якщо він покладається на відповідного учасника; дії до укладення договору; законний інтерес у безпеці, комплаєнсі та запобіганні шахрайству.
• Електронний підпис, фіксація дій, операцій і доказів. Правова підстава: Виконання договорів; юридичний обов’язок; законний інтерес у підтвердженні волевиявлення, захисті прав і вирішенні спорів.
• Торгівля, Аукціони, Business, Заявки та Замовлення. Правова підстава: Виконання Договору та конкретної операції; законні інтереси учасників у проведенні B2B-взаємодії.
• Логістика, GPS, SMS, Рейс, ТТН та е-ТТН. Правова підстава: Виконання транспортного або сервісного Замовлення; законний інтерес у координації, безпеці, контролі строків і підтвердженні виконання; юридичний обов’язок щодо транспортних документів, якщо застосовується.
• Платежі, рахунки, бухгалтерський і податковий облік. Правова підстава: Виконання договору; виконання юридичних обов’язків; законний інтерес у фінансовому контролі й захисті від шахрайства.
• Підтримка, претензії та спори. Правова підстава: Виконання договору; законний інтерес у підтримці, захисті прав і доказуванні; юридичний обов’язок.
• Безпека, журнали, резервування, запобігання зловживанням. Правова підстава: Законний інтерес у захисті Платформи, користувачів і даних; юридичні обов’язки у сфері безпеки.
• Необхідні cookie. Правова підстава: Законний інтерес та/або необхідність надання прямо запитаної цифрової функції.
• Аналітичні, функціональні та маркетингові cookie. Правова підстава: Попередня згода, якщо вона вимагається застосовним законодавством.
• Маркетингові повідомлення. Правова підстава: Попередня згода або інша прямо дозволена законом підстава з обов’язковою можливістю відмови.
• Розкриття органам влади. Правова підстава: Виконання юридичного обов’язку або захист життєво важливих інтересів у виняткових випадках.

7.2. Якщо обробка ґрунтується на законному інтересі, INBULK оцінює необхідність обробки, очікування суб’єкта даних і можливий вплив на його права. Суб’єкт даних має право заперечити проти такої обробки відповідно до розділу 18.

7.3. Якщо обробка ґрунтується на згоді, згода має бути добровільною, конкретною, поінформованою та однозначною. Її можна відкликати без негативного впливу на законність обробки, здійсненої до відкликання.

8. Обов’язкові та необов’язкові дані

8.1. Обов’язкові поля позначаються в інтерфейсі. Без даних, необхідних для ідентифікації, перевірки, безпеки, надання доступу або виконання конкретної операції, INBULK може не мати можливості створити Обліковий запис, завершити верифікацію, надати відповідну функцію або виконати Замовлення.

8.2. Необов’язкові дані надаються добровільно. Відмова від маркетингу, необов’язкових cookie або функції, що ґрунтується на згоді, не позбавляє доступу до базових функцій, для яких така згода не потрібна.

9. Дані працівників, представників, водіїв та інших третіх осіб

9.1. Користувач-компанія, який додає або запрошує співробітника, представника чи водія, повинен до передання даних:

• мати законну підставу для передання і використання даних;
• надати особі інформацію про обробку, включаючи посилання на цю Політику;
• передавати лише дані, необхідні для ролі, доступу або конкретної операції;
• забезпечувати актуальність даних і своєчасно відкликати доступ після припинення повноважень;
• не використовувати Платформу для прихованого або надмірного контролю працівників.

9.2. Платформа може направити запрошеній особі email або SMS із посиланням для створення профілю, підтвердження контактів та ознайомлення з Політикою. До завершення необхідної ідентифікації доступ може бути обмеженим.

9.3. Якщо Користувач-компанія завантажує документи або контактні дані інших осіб, він гарантує, що такі дані отримані законно та не є надмірними. Це не позбавляє INBULK обов’язку самостійно дотримуватися вимог законодавства у процесах, де INBULK визначає цілі та засоби обробки.

10. Видимість даних на Платформі та передання іншим Користувачам

10.1. Частина професійної інформації може бути доступною іншим Користувачам для пошуку контрагента, переговорів, проведення Аукціону, формування Business, Заявки, Замовлення або виконання Рейсу. Обсяг видимості залежить від ролі, модуля, налаштувань доступу та участі особи у відповідній операції.

10.2. Дані документів, KYC/KYB, банківські реквізити, GPS-дані, ТТН, повідомлення й інші матеріали з обмеженим доступом надаються лише особам, яким вони потрібні для перевірки, відповідної операції, виконання документа або реалізації законної функції.

10.3. Професійні контактні дані, які Користувач самостійно робить доступними іншим учасникам, можуть бути використані ними як окремими контролерами. INBULK не дозволяє використовувати такі дані для спаму, масового парсингу, продажу баз або несумісного маркетингу.

10.4. Користувач не повинен розміщувати у відкритих полях документи, персональні телефони, паспортні, банківські або інші дані, якщо відповідний модуль не призначений для їх захищеного передання.

11. Отримувачі та Сторонні постачальники

• Компанії та підрозділи INBULK. Технічна підтримка, комплаєнс, операційна координація, документообіг та інші спільні функції — лише за наявності законної підстави і необхідного доступу.
• Інші Користувачі та учасники операції. Контрагенти, Виконавці, перевізники, експедитори, термінали, елеватори, лабораторії, сюрвеєри, страховики, банки та інші особи у межах конкретної Угоди, Замовлення або Рейсу.
• KYC/KYB, електронна ідентифікація та підпис. Провайдери перевірки документів і особи, електронного підпису, санкційного та PEP-скринінгу, офіційні й комерційні реєстри.
• Хостинг, хмара та інформаційна безпека. Постачальники серверів, баз даних, резервного копіювання, моніторингу, журналювання, захисту від атак і технічної підтримки.
• Email, SMS і комунікації. Провайдери електронної пошти, SMS, месенджерів, телефонії та сервісних сповіщень.
• Платежі й фінансові послуги. Банки, платіжні провайдери, страхові компанії, постачальники фінансового забезпечення та бухгалтерських сервісів.
• Логістика і телематика. Перевізники, GPS/телематичні провайдери, картографічні сервіси та особи, що формують або підписують ТТН/е-ТТН.
• Аналітика та вбудований контент. Google Analytics 4, Microsoft Clarity, а також YouTube і TradingView при завантаженні відповідного вбудованого контенту — з урахуванням налаштувань cookie та згоди, коли вона необхідна.
• Професійні радники. Юристи, аудитори, бухгалтери, консультанти, страховики та експерти на умовах конфіденційності.
• Державні органи та суди. У випадках, передбачених законом, на підставі належної вимоги або для захисту прав.
• Корпоративні операції. Потенційний покупець, інвестор або правонаступник у разі реорганізації, залучення інвестицій, продажу активів чи бізнесу — з належними гарантіями конфіденційності.

11.2. Стороннім постачальникам передаються лише дані, обґрунтовано необхідні для відповідної функції. Якщо постачальник обробляє дані за дорученням INBULK, відносини оформлюються умовами про конфіденційність, безпеку, допустимі цілі та видалення або повернення даних.

11.3. Окремі отримувачі, зокрема банки, страховики, незалежні KYC-провайдери, контрагенти або державні органи, можуть діяти як самостійні контролери та обробляти дані за власними політиками й юридичними обов’язками.

12. Міжнародні передання даних

12.1. Через міжнародний характер Платформи персональні дані можуть оброблятися в Україні, Європейській економічній зоні, Великій Британії, Сполучених Штатах Америки та інших країнах, у яких розміщені постачальники, користувачі або учасники конкретної операції.

12.2. Якщо передання підпадає під обмеження GDPR або UK GDPR, INBULK застосовує належний механізм: рішення про адекватність, стандартні договірні положення Європейської Комісії, відповідний британський механізм, обов’язкові корпоративні правила або дозволений законом виняток, а за потреби — додаткові технічні та організаційні заходи.

12.3. Коли Користувач самостійно обирає іноземного контрагента або Виконавця і направляє йому дані в межах операції, такий Користувач також повинен оцінити свою роль і дотриматися застосовних вимог до міжнародного передання.

13. GPS-дані, SMS-повідомлення, ТТН та е-ТТН

13.1. GPS і телематика

13.1.1. GPS-дані можуть збиратися від пристрою водія, транспортного засобу або інтегрованої телематичної системи лише під час активного Рейсу або іншого прямо визначеного операційного періоду.

13.1.2. GPS-дані використовуються для відображення місцезнаходження, маршруту, відхилень і орієнтовного часу прибуття, координації завантаження/розвантаження, безпеки, підтримки та розгляду операційних розбіжностей.

13.1.3. Доступ до GPS-даних надається лише уповноваженим учасникам Рейсу та працівникам, яким такий доступ необхідний. Платформа не повинна використовувати GPS для постійного відстеження особи поза межами активного Рейсу.

13.1.4. Користувач-компанія або Виконавець, який призначає водія, забезпечує законну підставу та належне інформування водія. Якщо згода є необхідною за застосовним правом, вона запитується окремо; у трудових відносинах згода не використовується формально, якщо вона не може бути надана вільно.

13.2. SMS і сервісні повідомлення

13.2.1. Платформа може направляти на підтверджений номер телефону одноразові коди, повідомлення про запрошення, безпеку, Рейс, Замовлення, строкову пропозицію спеціальної ціни, документи або іншу операційну подію.

13.2.2. SMS може містити захищене посилання. Відомості у відкритому тексті обмежуються мінімально необхідним обсягом. Сервісні повідомлення не є маркетингом і можуть надсилатися без маркетингової згоди, якщо вони необхідні для прямо запитаної функції або безпеки.

13.3. ТТН та е-ТТН

13.3.1. Для формування, перевірки, підписання та зберігання ТТН/е-ТТН обробляються дані вантажовідправника, вантажоодержувача, перевізника, водія, транспортного засобу, вантажу, маршруту, ваги, відповідальних осіб, підписів та історії документа.

13.3.2. ТТН, фото або скани паперової ТТН, електронні редакції та статуси доступні учасникам відповідного Замовлення або Рейсу і можуть передаватися державним органам, банкам, страховикам та іншим особам, якщо це необхідно для виконання операції або закону.

13.3.3. Під час фотографування ТТН користувач повинен уникати потрапляння в кадр сторонніх осіб і документів, які не стосуються операції.

14. Cookie, аналітика та вбудовані сервіси

14.1. Платформа використовує cookie, локальне сховище, пікселі, журнали та подібні технології. Вони можуть бути:

• необхідними — для входу, безпеки, збереження сесії, маршрутизації, мовних і cookie-налаштувань;
• функціональними — для запам’ятовування обраних параметрів і персоналізації інтерфейсу;
• аналітичними — для статистики використання, діагностики та покращення сервісу;
• маркетинговими — для вимірювання кампаній та персоналізації маркетингових повідомлень, якщо такі технології фактично використовуються;
• пов’язаними з вбудованим контентом — наприклад, відео YouTube або ринковими віджетами TradingView.

14.2. Google Analytics 4 може отримувати технічні ідентифікатори, події, відомості про пристрій і приблизне місцезнаходження. Microsoft Clarity може формувати теплові карти та записи взаємодії із сторінкою. Поля, які можуть містити паролі, платіжні або ідентифікаційні документи, повинні маскуватися або виключатися з аналітичного запису.

14.3. Необхідні cookie встановлюються без окремої згоди в межах, дозволених законом. Інші категорії активуються після попередньої згоди, якщо така згода необхідна. Користувач може змінити вибір у налаштуваннях cookie або браузера. Відкликання згоди не впливає на законність попередньої обробки.

14.4. Строки та конкретний перелік cookie відображаються в банері або центрі налаштувань cookie та можуть оновлюватися разом зі зміною фактично підключених сервісів.

15. Автоматизована обробка, профайлінг та ШІ-функції

15.1. Платформа може автоматично перевіряти формат документів і реквізитів, зіставляти дані з реєстрами, формувати санкційні або ризикові індикатори, виявляти підозрілу активність, розраховувати Match Score, прогнозований час прибуття або інші аналітичні показники.

15.2. Такі результати є допоміжними. INBULK не приймає рішення, яке створює юридичні або аналогічно істотні наслідки для фізичної особи виключно на основі автоматизованої обробки, якщо інше прямо не повідомлено до початку такого процесу і не забезпечено право на втручання людини, пояснення та оскарження.

15.3. Якщо Користувач активує ШІ-асистента або іншу функцію, яка потребує передання запиту зовнішньому технологічному постачальнику, інтерфейс або окремі умови повідомляють про відповідну обробку. Користувач не повинен вводити до ШІ-функції надмірні паспортні, банківські, спеціальні категорії даних або комерційні таємниці, якщо це не є прямо необхідним і захищеним сценарієм.

16. Строки зберігання

16.1. Дані зберігаються лише протягом строку, необхідного для відповідної мети, виконання договору, вимог бухгалтерського, податкового, транспортного, санкційного та іншого законодавства, а також захисту прав. Якщо для конкретної категорії законом установлено довший строк, застосовується такий строк.

• Форми зв’язку та демо-запити. Строк зберігання: До 24 місяців після останньої змістовної взаємодії, якщо не виникли договірні відносини.
• Незавершена реєстрація або чернетка верифікації. Строк зберігання: До 12 місяців після останньої активності, якщо немає потреби зберігати довше для безпеки або доказування.
• Обліковий запис, профіль і права доступу. Строк зберігання: Протягом дії відносин і до 3 років після закриття Облікового запису; окремі журнали та документи можуть зберігатися довше.
• Договір, Угоди, Замовлення, рахунки, акти та системні підтвердження. Строк зберігання: Не менше строку, установленого застосовним бухгалтерським, податковим та договірним законодавством; як правило, до 5 років після завершення відповідної операції або відносин, а у разі спору — до його остаточного завершення.
• KYC/KYB та комплаєнс-досьє. Строк зберігання: Протягом відносин і до 5 років після їх завершення, якщо такий строк виправданий законом, санкційним або ризиковим контролем; непотрібні копії видаляються раніше.
• ТТН, е-ТТН та логістичні документи. Строк зберігання: Протягом строків, установлених транспортним, бухгалтерським і податковим законодавством; як правило, до 5 років після завершення Рейсу або операції.
• GPS-дані. Строк зберігання: Під час активного Рейсу та до 12 місяців після його завершення. За наявності претензії, страхового випадку, розслідування або спору відповідний фрагмент може зберігатися до завершення справи.
• SMS/email журнали доставки та одноразові коди. Строк зберігання: Журнали — до 12 місяців; одноразові коди — лише до спливу строку дії та технічно необхідного періоду безпеки.
• Чати, звернення та підтримка. Строк зберігання: До 3 років після закриття звернення або довше, якщо матеріали пов’язані з операцією чи спором.
• Журнали безпеки та доступу. Строк зберігання: До 24 місяців, якщо довший строк не потрібний для розслідування інциденту або вимог закону.
• Маркетингова згода/відмова. Строк зберігання: До відкликання; мінімальний запис про згоду або відмову може зберігатися до 3 років для підтвердження дотримання вимог.
• Cookie та аналітика. Строк зберігання: Відповідно до строків, зазначених у центрі налаштувань cookie та фактичних налаштувань відповідного сервісу.

16.2. Після завершення строку дані видаляються, знеособлюються або ізолюються від звичайного використання. Резервні копії очищуються під час планового циклу перезапису, якщо їх подальше зберігання не вимагається для безпеки або закону.

17. Безпека персональних даних та інциденти

17.1. INBULK застосовує технічні й організаційні заходи, пропорційні ризикам, зокрема розмежування доступу за ролями, багатофакторну автентифікацію, шифрування передання даних, журналювання, резервне копіювання, моніторинг, перевірку постачальників, процедури реагування та навчання персоналу.

17.2. Доступ надається за принципом необхідності. Авторизовані користувачі повинні захищати пароль, одноразові коди, пристрої та ключі електронного підпису, не передавати їх іншим особам і негайно повідомляти про підозрілий доступ.

17.3. Жодна система не може гарантувати абсолютну безпеку. У разі порушення безпеки INBULK проводить оцінку ризику, вживає заходів для обмеження наслідків і здійснює повідомлення наглядового органу та/або суб’єкта даних у строки й випадках, передбачених застосовним законодавством. Якщо застосовується GDPR, повідомлення наглядового органу здійснюється, за можливості, не пізніше 72 годин після виявлення порушення, коли таке повідомлення є обов’язковим.

18. Права суб’єктів даних

18.1. Залежно від застосовного законодавства суб’єкт даних має право:

• знати про джерела, місцезнаходження, мету та правові підстави обробки;
• отримати підтвердження обробки й доступ до своїх персональних даних;
• вимагати виправлення неточних або доповнення неповних даних;
• вимагати видалення даних, якщо відсутня законна підстава для подальшої обробки;
• вимагати обмеження обробки у передбачених законом випадках;
• отримати дані в структурованому, загальновживаному та машиночитаному форматі й передати їх іншому контролеру, коли застосовується право на перенесення;
• заперечити проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі, та безумовно заперечити проти прямого маркетингу;
• відкликати згоду в будь-який момент, якщо обробка ґрунтується на згоді;
• не бути об’єктом виключно автоматизованого рішення з юридичними або аналогічно істотними наслідками, крім передбачених законом випадків;
• подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, компетентного органу захисту даних ЄС/ЄЕЗ, ICO у Великій Британії або іншого компетентного органу, а також звернутися до суду.

18.2. Запит можна направити на [email protected], через розділ «Контакти» або доступний інструмент Облікового запису. У запиті слід зазначити ім’я, контакт для відповіді, Користувача-компанію за наявності, суть вимоги та дані, необхідні для пошуку запису.

18.3. Для захисту даних INBULK може запросити підтвердження особи та повноважень представника. Запит обробляється без невиправданої затримки; якщо застосовується GDPR — як правило, протягом одного місяця з можливістю продовження ще до двох місяців з урахуванням складності та кількості запитів, про що суб’єкта даних повідомляють.

18.4. Право на видалення не є абсолютним. Дані можуть зберігатися, якщо вони необхідні для виконання юридичного обов’язку, бухгалтерського або транспортного обліку, захисту прав, розгляду спору, безпеки або інших законних цілей.

18.5. Якщо дані завантажені Користувачем-компанією і INBULK діє переважно за його інструкціями, INBULK може направити запит відповідному Користувачу-компанії або співпрацювати з ним для належної відповіді.

19. Сервісні та маркетингові повідомлення

19.1. Сервісні повідомлення стосуються безпеки, входу, запрошень, верифікації, операцій, Замовлень, Рейсів, документів, платежів, строкової спеціальної ціни, змін правових документів і технічної роботи Платформи. Відмова від усіх таких повідомлень може бути неможливою, поки Обліковий запис активний, але Користувач може керувати необов’язковими каналами та типами сповіщень.

19.2. Маркетингові повідомлення надсилаються окремо на підставі попередньої згоди або іншої дозволеної законом підстави. Від них можна відмовитися через посилання в повідомленні, налаштування Облікового запису або звернення на [email protected].

19.3. Відмова від маркетингу не припиняє надсилання необхідних сервісних і безпекових повідомлень.

20. Дані неповнолітніх

20.1. Платформа не призначена для осіб молодше 18 років. Якщо INBULK обґрунтовано встановить, що дані неповнолітньої особи були надані без належної підстави, такі дані будуть видалені або обробка буде обмежена, якщо інше не вимагається законом.

21. Зміни Політики та мовні версії

21.1. INBULK може оновлювати Політику у зв’язку зі зміною законодавства, функціоналу, категорій даних, постачальників або процедур безпеки. Дата редакції зазначається на початку документа.

21.2. Про істотні зміни, які впливають на права суб’єктів даних або передбачають нову мету обробки, Користувачі повідомляються через Обліковий запис, email, банер або інший доступний канал до набрання змінами чинності, коли це необхідно.

21.3. Якщо для нової обробки необхідна згода, продовження користування Платформою не замінює таку згоду; вона запитується окремо.

21.4. Політика може бути перекладена іншими мовами. Якщо інше прямо не визначено для конкретної локалізованої версії, переважну юридичну силу має українська редакція.

22. Контакти з питань захисту даних

З питань обробки персональних даних, реалізації прав або повідомлення про інцидент можна звернутися:

• ТОВ «ІНБАЛК.КОМ», код ЄДРПОУ 46091188;
• адреса: 02072, Україна, м. Київ, вул. Гришка Михайла, буд. 4;
• email: [email protected];
• телефон: +380 75 705 35 35;
• через розділ «Контакти» на https://inbulk.com  або доступний інструмент Облікового запису.

У зверненні не слід надсилати пароль, одноразовий код, закритий ключ електронного підпису або повну копію документа, якщо INBULK окремо не запросив її через захищений канал.

Історія редакцій